Khi tìm kiếm văn phòng làm việc thì bên cạnh việc chọn lựa vị trí thuận lợi, tiện ích và thiết kế hiện đại thì để thuê được một văn phòng phù hợp bạn phải nắm được những loại chi phí khi thuê văn phòng. Cùng tìm hiểu chi tiết nhất về chi phí thuê văn phòng trong bài viết dưới đây nhé!
Xem thêm: 4 Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng ĐẸP, GIÁ RẺ
Những loại chi phí khi thuê văn phòng gồm có gì?
Các loại chi phí khi thuê văn phòng được phân chia và xếp thành 5 nhóm chính gồm: nhóm chi phí cố định, chi phí phát sinh, chi phí thực tế sử dụng, chi phí trả 1 lần trong suốt thời gian thuê.
Chi phí cố định khi thuê văn phòng
Nhóm chi phí cố định khi thuê văn phòng bao gồm:
Tiền thuê văn phòng
Đây là tiền chi trả để thuê mặt bằng văn phòng được tính theo m2 và thanh toán theo từng quý, từng năm phụ thuộc vào hợp đồng giữa bên thuê và bên cho thuê.
Phí dịch vụ
Chi phí phải trả cho các dịch vụ tiện ích của toà nhà như: lễ tân, an ninh, vệ sinh, đèn chiếu sáng, điều hoà khu vực công cộng, nước trong WC, thang máy, chi phí chăm sóc cây xanh, diệt côn trùng. Ngoài ra còn những chi phí bất biến như tiền điện, phí gửi xe.
Thuế VAT
Thuế VAT là khoản chi phí không thể thiếu cho mỗi hợp đồng thuê văn phòng.
Nhóm chi phí theo thực tế sử dụng
Dưới đây là nhóm chi phí theo thực tế sử dụng của văn phòng:
Tiền điện điều hòa
Đây là khoản chi phí mà khách thuê cần phải trả theo thực tế sử dụng và được quy định theo hợp đồng. Tuy nhiên một số văn phòng hạng A, B thì tiền điều hoà sẽ bao gồm trong phí dịch vụ.
Điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng
Hầu hết tại các văn phòng sẽ có đồng hồ riêng để theo dõi mức điện năng tiêu thụ và trả chi phí theo đúng mức sử dụng thực tế đó.
Chi phí đỗ gửi xe
Tuỳ vào toà nhà mà chi phí đỗ gửi xe sẽ khác nhau. Phần này khách hàng nên đàm phán và thoả thuận kỹ lưỡng.
Nhóm chi phí phát sinh
Đây là những khoản chi phí sẽ phát sinh trong quá trình làm việc, bao gồm:
Phí làm ngoài giờ
Đây là phí mà người thuê văn phòng cần phải trả cho nhu cầu làm việc ngoài giờ hành chính của toà nhà. Chi phí này bao gồm phát sinh cho tiền điện thang máy, khu công cộng, tiền nước, tiền dịch vụ, tiền điều hoà trung tâm….
Tuy nhiên cũng có nơi không tính phí làm thêm ngoài giờ hoặc chỉ tính khi làm thêm nhiều nên khách hàng cần đàm phán rõ ràng trước khi thuê.
Những loại chi phí khi thuê văn phòng trả một lần sử dụng trọn đời
Dưới đây là nhóm chi phí chỉ cần trả 1 lần sẽ được sử dụng trọn đời:
Phí trong thời gian thi công nội thất
Thông thường các toà nhà văn phòng sẽ miễn phí tiền thuê trong thời gian sửa chữa và thi công nội thất. Tuy nhiên khách hàng vẫn phải trả tiền dịch vụ như điện, nước tiêu thụ.
Phí hoàn trả mặt bằng
Khi chấm dứt hợp đồng thì bên thuê sẽ phải chi trả chi phí hoàn trả mặt bằng: chi phí phá vỡ, dọn dẹp vách ngăn, nội thất,…
Một số chi phí thay đổi do quy định hợp đồng
Ngoài những chi phí cố định như trên thì còn một số chi phí thay đổi mà khách hàng cần lưu ý như:
Diện tích cần trả tiền
Có nhiều phương pháp để tính diện tích cần trả tiền như:diện tích thông thuỷ, diện tích tim tường hoặc tính theo mép ngoài của tường và vách văn phòng. Những chi tiết “chết”như cột trong văn phòng cũng sẽ được tính vào diện tích cần trả tiền.
Điều chỉnh giá thuê
Hầu hết các toà nhà sẽ điều chỉnh giá thuê văn phòng sau một thời gian thuê nhất định. Giá sẽ tăng hoặc giảm theo biến động của thị trường.
Điều chỉnh tỷ giá
Hầu hết các văn phòng đều chào theo giá USD và quy đổi ra tiền VNĐ để ký hợp đồng. Vì thế quý khách nên tìm hiểu tỷ giá thực tế và đàm phán trước khi ký hợp đồng nhé!
Hạch toán chi phí thuê văn phòng
Chi phí thuê văn phòng là khoản chi phí lớn cần phải thanh toán theo định kỳ nhất định nên cần phải hạch toán sao cho hợp lý nhất. Điều này đòi hỏi bộ phận kế toán cần tuân thủ và làm theo hướng dẫn một cách chính xác nhất.
Doanh nghiệp chỉ có thể được ghi nhận chi phí thuê văn phòng hợp lệ khi có đầy đủ nhưng yếu tố sau:
- Các loại hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng cho thuê văn phòng,… . Nếu doanh nghiệp thuê lại cơ sở hạ tầng của một công ty nào đó.
- Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán… . Nếu doanh nghiệp thuê của các công ty cá nhân.
Để hạch toán chi phí thuê văn phòng bạn có thể áp dụng một số trường hợp sau:
- Thanh toán trước chi phí: Nợ TK 331, Có 111; 112.
- Thanh toán chi phí theo hàng tháng: Hạch toán như sau Nợ TK 154, 627, 641, 642.
- Thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ: Nợ TK 242, Nợ TK 122, Có TK: 331; 111; 112.
Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng
Chi phí sửa chữa văn phòng là chi phí cố định của doanh nghiệp nên khi ạch toán thì cũng cần kê khai đúng theo quy định của pháp luật.
Theo quy định “Sửa chữa tài sản cố định: là việc duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.”
“Nâng cấp tài sản cố định: là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng tác dụng của TSCĐ so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước.”
Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 45/2013/TT-BTC ( Mới nhất là Thông tư 147/2016 ngày 13/10/2016) quy định
“Các chi phí doanh nghiệp chi ra để đầu tư nâng cấp tài sản cố định được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.”
Các chi phí sửa chữa tài sản cố định không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm.”
Trên đây là tổng hợp những loại chi phí khi thuê văn phòng đầy đủ, chi tiết nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp được nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Trân trọng!
Xem thêm: Cho thuê văn phòng Hồ Chí Minh
Công ty TNHH Bán Nhà Việt Nam
- Hotline: 0838 079 555
- Email: info@bannha.net
- Website: https://bannha.net
- Fanpage: https://www.facebook.com/BanNha.Net/
- Hà Nội: Số 231 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân
- TP.HCM: Số 282 Nơ Trang Long, Bình Thạnh
